Stappenplan - Vragenlijsten

Stap voor stap aan de slag met Performity

Vragenlijsten zijn ideaal om gebruikers te betrekken bij je kwaliteitssysteem. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een leverancierbeoordeling, een cliënttevredenheidsonderzoek of een RI&E. Performity ondersteunt het opzetten, uitvoeren en evalueren van al jouw vragenlijsten.

Performity bevat uitgebreide functionaliteit op het gebied van vragenlijsten. Belangrijk daarbij is dat vragen kunnen worden hergebruikt. Een vraag is dus niet beperkt tot één vragenlijst. Je kunt een vraag met andere woorden voor meerdere vragenlijsten inzetten. Tijd om te beginnen met het onderdeel Vragenlijsten! We gaan er daarbij natuurlijk wel vanuit dat je voldoende rechten hebt om dit te in Performity te kunnen doen.

Vragen

Je begint met het vaststellen van de vragen. We gaan er hierbij vanuit dat je de vragen in Performity zelf gaat toevoegen. Om een vraag toe te voegen, volg je deze stappen:

Klik in het menu op Vragenlijsten
Klik in het submenu op Vragen
Klik op de knop Nieuw

Wanneer je een vraag toevoegt, moet je vanzelfsprekend de vraag opgeven. Maar je geeft ook aan of een antwoord verplicht is of niet. Verder kun je meteen de vraag koppelen aan een of meerdere normelementen. En niet onbelangrijk: je geeft op wat voor type vraag het is. Op dit moment ondersteunt Performity de volgende vraagtypen:

Ja / Nee
Kies je hiervoor, dan krijgt de gebruiker bij het antwoord zogenaamde radiobuttons te zien. De gebruiker kan dan alleen kiezen uit de opties 'Ja' of 'Nee'. Is de vraag niet verplicht? Dan is ook de optie 'Niet van toepassing' beschikbaar voor de gebruiker.
Tekstgebied
Kies je voor deze optie, dan ziet de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag een groot tekstvak. Hij kan hierin zelf zijn antwoord formuleren.
Tekst
Kies je voor deze optie, dan ziet de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag een klein tekstvak. Hij kan hierin zelf zijn antwoord formuleren.
Score
Dit type zorgt ervoor dat de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag de mogelijkheid krijgt om een score op te geven. Deze score is een getal tussen de 1 en 5 ofwel tussen de 1 en 10.
Borging
Dit is een type die vooral handig is bij het vaststellen van de mate van compliancy. Kies je dit type, dan krijgt de gebruiker namelijk 3 opties (via checkboxen): afwezig, beschikbaar, geborgd.

Heb je eenmaal een type gekozen, dan kun je deze niet meer wijzigen voor die vraag. Je kunt natuurlijk wel een andere vraag aanmaken en deze aan één of meerdere vragenlijsten hangen.

Zoals je waarschijnlijk inmiddels weet heeft Performity een uitgebreide importmodule. Je kunt daar ook vragen importeren. Zo kun je snel bestaande vragenlijsten inlezen in Performity. Ideaal!

Je kunt bij een vraag ook opgeven hoeveel uploads bij de betreffende vraag mogelijk zijn. Hiervoor geldt een maximum aantal van 40. Geef je een maximum op, dan krijgt de ontvanger van de vragenlijst de mogelijkheid om bij de vraag een of meerdere bestanden te uploaden. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij het uitvoeren van een RI&E. De ontvanger kan dan bij een vraag een foto van de situatie uploaden.

Labels

Je kunt ook labels toevoegen aan vragen. Denk bijvoorbeeld aan een vraag als 'Hoeveel projecten hebben afgelopen jaar meer dan 10.000 Euro opgebracht'. Omdat het bedrag van 10.000 Euro klantspecifiek is, zou je deze vraag per klant opnieuw moeten invoeren met een ander bedrag.

Je kunt dan het bedrag vervangen door het label '[xxx]' (zonder de quotes). De vraag wordt dan: 'Hoeveel projecten hebben afgelopen jaar meer dan [xxx] Euro opgebracht'.

Je kunt een dergelijk label toevoegen aan zowel de titel van de vraag als aan de toelichting. Het label wordt dan in beide gevallen vervangen. Let wel: je kunt maar één label per vraag gebruiken. Bij het verzenden van de vragenlijst kun je dan het label vervangen door het juiste bedrag. Superhandig!

Rubrieken

Verwacht je heel veel vragen? Dan is het wellicht goed om eerst te starten met het toevoegen van rubrieken. Je bepaalt zelf welke rubrieken je beschikbaar hebt. Iedere vraag kan aan een rubriek worden gekoppeld. Wil je eerst rubrieken beheren? Dit doe je als volgt:

Klik in het menu op Vragenlijsten
Klik in het submenu op Rubrieken

Vragenlijsten

Je hebt nu vragen beschikbaar. Tijd om een vragenlijst te maken, waaraan je de vragen gaat koppelen. Je zult zien, een vragenlijst is zo gemaakt! Om vragenlijsten te beheren, neem je de volgende stappen:

Klik in het menu op Vragenlijsten
Klik in het submenu op Vragenlijsten

Wil je vragenlijsten indelen? Gebruik dan het tabblad Categorieen. Iedere vragenlijst kan gekoppeld worden aan een categorie. Vooral handig wanneer je veel vragenlijsten gaat opzetten.

Klik je op de knop Nieuw, dan start je een nieuwe vragenlijst. Je kunt ook op het plusje klikken bij een bestaande vragenlijst, om die vragenlijst snel te kopiëren. Belangrijke keuzes die je bij het aanmaken van een vragenlijst maakt, zijn:

Anoniem of niet
Nederlands of Engels
Einddatum of niet
Welke afzender
Welke hoofdafbeelding

Performity ondersteunt anonieme vragenlijsten. Kies je voor een anonieme vragenlijst, dan wordt er geen relatie gelegd tussen de ontvanger en de antwoorden.

Heb je de vragenlijst aangemaakt? Dan is het tijd om de vragen aan de vragenlijst te koppelen, en vervolgens de volgorde van die vragen te bepalen.

Het koppelen van de vragen doe je als volgt:

Klik in het menu op Vragenlijsten
Klik in het submenu op Vragenlijsten
Selecteer de betreffende vragenlijst
Klik op het tabblad Vragen

Selecteer de te koppelen vragen uit de lijst en klik op het pijltje naar rechts.

Je hebt allerlei mogelijkheden om de vragen te vinden die je zoekt. Zo kun je de vragen sorteren (bijvoorbeeld op laatst toegevoegd), maar je kunt ook met de zoekbalk snel naar vragen zoeken. En heb je even wat meer ruimte op het scherm nodig? Klik dan op het pijltje rechtsboven om de rechtertabel tijdelijk te verbergen.

Klaar? Dan hoef je alleen nog maar de volgorde van de vragen te bepalen. Doe hiervoor het volgende:

Klik in het menu op Beheer
Klik in het submenu op Vragenlijsten
Klik op het tabblad Vragenlijsten
Selecteer de betreffende vragenlijst
Klik op het tabblad Volgorde

Gebruik de pijltjes om de volgorde van de vragen te wijzigen.

Invoeren

Je vragenlijst is nu klaar. Tijd om de vragenlijst in te laten voeren! Je kunt een vragenlijst zelf invullen (bijvoorbeeld wanneer je de vragenlijst via een interview vult), maar je kunt de vragenlijst ook uitzetten aan één of meerdere mailadressen. Dit doe je als volgt:

Klik in het menu op Vragenlijsten
Selecteer de betreffende vragenlijst
Klik op het tabblad Invoer
Klik op de knop Nieuw

Voer hier een titel, een toelichting en de ontvangers in. Iedere ontvanger ontvangt meteen een mailtje vanuit Performity met de uitnodiging om de vragenlijst in te vullen. Op het tabblad Invoer zie je ook meteen de stand van zaken: welke vragenlijsten zijn afgerond, hoeveel vragen zijn er al beantwoord etc.

Het kan zijn dat een ontvanger van een vragenlijst niet meteen de vragenlijst oppakt. Performity zorgt ervoor dat de ontvanger regelmatig gewezen wordt op de vragenlijst. Zolang de vragenlijst door de ontvanger niet is afgerond, krijgt de ontvanger iedere 3 weken een mailtje in zijn mailbox als herinnering.

Gaat het om een anonieme vragenlijst? Dan is de werkwijze iets anders. In dat geval krijg je een standaard link te zien die je zelf kunt verspreiden. Wanneer een ontvanger de vragenlijst gaat invullen, wordt vanzelf een nieuw item aangemaakt.

Verwerken

Als het goed is stromen de antwoorden binnen. Performity helpt je om overzicht te houden op de invoer van jouw vragenlijsten. Zo kun je zien welke vragenlijsten al volledig zijn ingevuld, wat de voortgang per gebruiker is, en welke antwoorden er zijn binnengekomen. Er zijn meerdere manieren om deze rapportages op te vragen, maar de meest gebruikte manier is als volgt:

Klik in het menu op Vragenlijsten
Klik in het submenu op Vragenlijsten
Selecteer de betreffende vragenlijst
Klik op het tabblad Invoer
Klik op de betreffende invoer

Je ziet nu meteen per ontvanger wat is ingevuld. Heb je een vragenlijst meerdere keren uitgezet, en wil je de antwoorden onderling vergelijken? Ook dat kan. Klik in dat geval op het tabblad Antwoorden.

Koppelingen

Een vragenlijst doe je natuurlijk niet zomaar. Niet zelden geldt zo'n ingevulde vragenlijst als bewijs voor een bepaalde taak, wettelijke verplichting of compliancy. En dus is het handig om de ingevulde vragenlijst ook daadwerkelijk te koppelen aan dat onderdeel. Je kunt in Performity een vragenlijst aan van alles koppelen, bijvoorbeeld acties, kansen, risico's, normelementen, leveranciers en wettelijke eisen. Dit doe je bij het betreffende element. Wil je bijvoorbeeld een leverancierbeoordeling in de vorm van een ingevulde vragenlijst koppelen aan een leverancier, dan doe je dit als volgt:

Klik in het menu op Organisatie
Klik in het submenu op Leveranciers
Selecteer de betreffende leverancier
Klik op het tabblad Vragenlijsten
Koppel de bijbehorende vragenlijst

Met al die koppelingen kan het wel eens gaan duizelen. Het goede nieuws is dat je ook bij de vragenlijsten zelf meteen kunt zien aan welke elementen een ingevoerde vragenlijst allemaal is gekoppeld. Zo weet je meteen waar deze is ingezet!