Stappenplan - Documenten

Stap voor stap aan de slag met Performity

Het is nu tijd om documenten aan Performity toe te voegen. Wellicht heb je al de nodige documenten, bijvoorbeeld omdat je je kwaliteitssysteem of informatiesysteem al in bijvoorbeeld Excel of Word hebt vastgelegd. Of misschien sta je nog aan het begin en moeten de documenten nog worden opgesteld. Hoe je situatie ook is, Performity ondersteunt je in je complete documentbeheer.

Performity heeft een centrale plaats voor alle documenten. Die documenten kun je vervolgens binnen allerlei onderdelen koppelen, bijvoorbeeld als bewijslast, als procedure bij een taak, als leverancierbeoordeling of bij een applicatie. Op al die plaatsen kun je dan ook bestaande documenten koppelen OF nieuwe documenten toevoegen.

Soorten documenten

Natuurlijk hoef je niet alle documenten direct in Performity te zetten. Misschien heb je documenten die vertrouwelijk zijn of al op een andere locatie worden beheerd. Performity onderkend daarvoor meerdere soorten documenten:

Originelen: documenten die in Performity worden beheerd
Kopieën: documenten waarvan Performity een kopie heeft
Verwijzingen: documenten die elders staan
Interne: documenten die in Performity zelf worden gemaakt

Performity ondersteunt al deze soorten documenten. Zo kun je bijvoorbeeld aan een verwijzingsdocument (bijvoorbeeld het privacybeleid wat op de website te vinden is) ook een planning hangen. Ook kun je deze in Performity koppelen aan bijvoorbeeld incidenten of applicaties. Geen probleem!

Importeren

Start je net met Performity, dan is het wellicht handig om van de importfunctie gebruik te maken. Daarmee kun je snel meerdere documenten aan Performity toevoegen.

Ga naar Beheer > Import
Ga naar het tabblad Documenten
Hier kun je documenten importeren

Er komt nogal wat kijken bij het importeren van documenten. Alles moet natuurlijk wel goed staan. Daarom wordt dit onderdeel altijd in nauw overleg met Performity zelf gedaan. Is alles in orde, dan ontvang je van ons de code om de import definitief door te voeren.

Gegevens

Documenten die je toevoegt hebben vanzelfsprekend basisgegevens, zoals de titel, de locatie en de grootte van het document. Deze documenten kun je vervolgens verrijken met allerlei aanvullende informatie. Dit geef je deels op bij het toevoegen, deels bij het wijzigen van documenten. Daarbij moet je onder andere denken aan:

Trefwoorden

Goed gekozen trefwoorden zorgen ervoor dat je documenten eenvoudiger terug kunt vinden.

Verantwoordelijke

In combinatie met een verloopdatum, zorgt dit altijd op de hoogte bent van de documentstatus.

Map

De mappenstructuur zorgt voor overzicht. Bepaalde mappen hebben bovendien aanvullende consequenties.

Versie

Performity kent volledig versiebeheer. Nieuwe versies van documenten zijn eenvoudig toe te voegen.

Orgineel

Niet ieder document hoeft in Performity te zitten. Je kunt ook een verwijzing naar een extern document toevoegen. Het mooie: je kunt dan nog steeds een eigenaar toevoegen, een planning aan het document geven, etc.

Relaties

Documenten hebben onderlinge relaties. Ook deze kun je in Performity (visueel) vastleggen.

Versiebeheer

Performity biedt volledig versiebeheer aan voor alle documenten. De geschiedenis ervan blijft ook beschikbaar in Performity. Zo kun je oudere versies kijken en vergelijken.

Workflow

Performity bevat verder workflow voor documentbeheer. Zo kun je documenten ter beoordeling aan collega's toekennen. De eventuele aanpassingen en uiteindelijke beoordeling worden ook in Performity vastgelegd. Op die manier weet je altijd welk document bij wie ligt en welke aanpassingen zijn gedaan.

Om de workflow op te zetten, zet je een document op de status Concept. Je krijgt vervolgens een extra veld te zien, waarbij je kunt aangeven aan wie je het document toekent. Hierbij heb je de volgende opties:

Aan jezelf: iedereen ziet dan dat je nog niet klaar bent met dit document
Aan een ander: het document ligt nu bij die persoon ter controle

Kies je voor dat laatste, dan stuurt Performity die persoon een mailtje met een uitnodiging om het document te beoordelen. Het document kan nu ook door niemand anders worden gewijzigd. De ontvanger zelf kan het document - voorzien van commentaar - afkeuren of goedkeuren.

Het kan voorkomen dat een document niet wordt goed- of afgekeurd. Dat is vervelend, want tot die tijd kan niemand wijzigingen aanbrengen. Gebruikers kunnen dan ook een recht toegekend krijgen om de controle van documenten af te breken. Dan valt het document weer terug in zijn oorspronkelijke status en kunnen wijzigingen weer worden aangebracht.

Planning

Aan documenten kan een planning worden gekoppeld. In veel gevallen gaat het dan om een periodieke herbeoordeling van een document. Bijvoorbeeld het jaarlijks herbeoordelen van het back-up en restore plan. Om maar eens wat te noemen. Deze kun je netjes in de tijd plannen.

Voorwaarde om een document te kunnen plannen is dat het document een uitvoerder heeft. Dit kan een persoon of een functie zijn. Koppel je een document aan een functie EN zijn meerdere personen aan die functie gekoppeld, dan zijn al deze personen de uitvoerder. Wil je een document plannen, ga dan als volgt te werk:

Ga naar Documentatie > Documenten
Selecteer het betreffende document
Controleer dat het document een uitvoerder heeft
Ga naar het tabblad Planning

Je kunt bij het plannen van documenten op twee manieren te werk gaan. Ofwel je geeft zelf de (losse) datums op waarop je het document wilt beoordelen, of je geeft het document een periodieke planning. Dat laatste heeft in de meeste gevallen de voorkeur, omdat je dan niet ieder jaar opnieuw nieuwe datums op hoeft te geven. Alleen in die gevallen waarin je nu al weet dat een document slechts een paar keer hoeft te worden beoordeeld, verdient het opgeven van losse datums de voorkeur.

Bij de periodieke planning staan jou de volgende opties ter beschikking:

Frequentie
Hier geef je aan of je de planning op maandbasis wilt doen, of op basis van een bepaalde periode in maanden. Die laatste optie is alleen interessant wanneer je een afwijkende periode wilt hanteren, bijvoorbeeld tweejaarlijks (24 maanden) of iedere 7 maanden. In alle andere gevallen kun je gewoon kiezen voor maandbasis.
Maand
Heb je gekozen voor een planning op maandbasis, dan selecteer je hier in welke maanden van het jaar je de beoordeling wilt laten plaatsvinden. Dat kan één maand per jaar zijn, maar ook meerdere maanden per jaar. Dus een controle ieder jaar in maart en september is zo eenvoudig te selecteren. Selecteer eenvoudigweg de gewenste maanden.
Startend op
Hier geef je op vanaf welke datum je de planning wilt laten starten. Door deze datum te wijzigen, kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat een planning pas later begint. Je zou er zelfs voor kunnen zorgen dat er planningsmomenten in het verleden worden gemaakt!

Het kan natuurlijk voorkomen dat de eenmaal opgegeven planning niet langer juist is. Bijvoorbeeld omdat je het in het vervolg in een andere maand wilt controleren. Of er vallen een aantal controlemomenten uit. Of misschien wil je wel helemaal het document niet meer beoordelen, omdat het gearchiveerd wordt. Dan hoef je niet alle planningsmomenten handmatig te wijzigen.

Het plannen van documenten is NIET hetzelfde als het plannen van taken. Het plannen van taken (bijvoorbeeld een directiebeoordeling) doe je in het onderdeel Taken. Wil je dus een planning zetten op een document, dan doe je dit niet in het onderdeel Taken, maar bij het document zelf.

Interne documenten

Performity biedt de mogelijkheid om direct in Performity documenten aan te maken. Dus geen gedoe meer met uploaden, downloaden, Microsoft 365, Google Docs etc. Gewoon de documenten direct in Performity zelf toevoegen, wijzigen en beheren. En je hebt gewoon alle Performity functionaliteit tot jouw beschikking, zoals planning, versiebeheer, workflow etc. Een nieuw intern document maak je eenvoudig als volgt:

Ga naar Documentatie > Documenten
Klik op Nieuw
Selecteer bij Type de optie 'Intern'

Ook een intern document kun je downloaden. Standaard heeft een intern document geen opmaak als een header en footer, maar deze kun je in Performity wel standaard toevoegen aan interne documenten. Hoe je dat doet, lees je hier.

Verwijzingen

We gaven al aan dat je ieder toegevoegd document op meerdere plaatsen in Performity kunt koppelen. Dit is natuurlijk fijn, maar het risico bestaat dat je het overzicht verliest waar een document allemaal wordt gebruikt. Om dat voor te zijn, biedt Performity ook de mogelijkheid om bij ieder document op te vragen waar een document wordt gebruikt. Dit doe je als volgt:

Ga naar Documenten
Kies het document
Ga naar het tabblad Referenties

Je kunt vanuit hier niet alleen de verwijzingen bekijken, maar deze ook meteen opvragen (mits je daarvoor natuurlijk voldoende rechten hebt). Op deze manier heb je altijd meteen een overzicht van de plaatsen waar een document wordt ingezet.

Preview

Wil je documenten even inzien, maar niet downloaden? Geen probleem: Performity biedt een preview functie op vrijwel alle bekende documenten. Denk bijvoorbeeld aan PDF, DOC(X), XLS(X), JPG, PNG etc. Je kunt deze preview functie activeren via de Instellingen. Er zijn meerdere previewers beschikbaar, je kiest zelf welke het beste bij jou past.

Download alle

Het kan gebeuren dat je alle documenten in Performity ineens wilt downloaden. Geen probleem. Helemaal onderaan het overzicht met Documenten kun je alle documenten uit je selectie ineens downloaden. Dus inclusief de interne documenten! Je krijgt meteen een ZIP bestand met daarin alle documenten. Let wel: een paar documenten worden niet aan het ZIP bestand toegevoegd: