Stappenplan - Importeren

Stap voor stap aan de slag met Performity

Misschien maakte je hiervoor al gebruik van een kwaliteitsmanagementsysteem. Of je hebt al informatie in andere systemen zitten. Hoe dan ook, als je met Performity aan de slag gaat wil je natuurlijk niet alles stuk voor stuk gaan overzetten. Gelukkig heeft Performity verschillende importmogelijkheden!

Het importeren van bestaande informatie biedt veel voordelen. Je hebt meteen een goede start. Het is natuurlijk wel zaak dat je de informatie eerst hebt opgeschoond. Je wilt niet beginnen met een vervuild systeem! Binnen Performity heb je verschillende importfuncties tot je beschikking. Onder andere de volgende informatie kun je via de importfunctie importeren:

Applicaties
Bedrijfsmiddelen
Leveranciers
Taken
Gebruikers
Documenten
Incidenten
Verbeterregister
Verwerkingen
Risico's
Vragenlijsten
IP-adressen

Je kunt met andere woorden nogal wat zaken direct importeren. De meeste importfuncties kun je bovendien meerdere keren draaien. Zo kun je steeds updates van dezelfde informatie makkelijk aan Performity toevoegen. Bij ieder onderdeel staat uitgebreid toegelicht op welke wijze de update werkt en welke informatie verplicht is. Ook vind je er een voorbeeld Excelbestand. Zo weet je precies hoe de informatie in het Excelbestand moet worden opgemaakt.

De importfunctie kun je net zo vaak draaien als je zelf wilt. Bestaande informatie wordt in dat geval aangevuld en nieuwe informatie wordt toegevoegd. Let wel op: informatie die uit een volgend importbestand is verwijderd, wordt niet automatisch uit Performity verwijderd!

Klaar om te importeren? Dit doe je als volgt:

Ga naar Beheer > Importeren
Kies via de tabbladen welk onderdeel je gaat importeren

De werking van een import is eigenlijk altijd hetzelfde. In Performity download je het voorbeeld Excelbestand. Dan zie je meteen welke kolommen je kunt toevoegen. Tip: lees ook even de toelichting! Voeg aan het Excelbestand jouw informatie toe. Nu kun je in Performity de informatie importeren via het bijbehorende tabblad.

De uitzondering...

Er zijn altijd uitzonderingen. Ook in Performity. We hebben er namelijk bewust voor gekozen om het importeren van documenten te beperken. Als dat namelijk niet goed gaat, overstroomt jouw Performity-omgeving met documenten. En dat wil je natuurlijk niet. Daarom doorloopt het importeren van documenten net even anders.

Voor het importeren van documenten kun je bij ons een apart stappenplan aanvragen. Het komt er op neer dat jij vervolgens voor jouw organisatie de import helemaal voorbereidt volgens het stappenplan. Daarna doen wij een extra controle of alles goed staat (niet op de inhoud natuurlijk). Als dat het geval is, zetten wij de import voor je klaar en kun jij de import starten. Zo weet je zeker dat het goed gaat!

basisinformatie

gebruikers