Stappenplan - Gebruikers

Stap voor stap aan de slag met Performity

Je hebt inmiddels al aardig wat stappen gezet. De instellingen staan goed, en je hebt de basisinformatie aan Performity toegevoegd! En niet onbelangrijk voor dit onderdeel: je hebt de functies toegevoegd. Tijd om de eerste gebruikers (naast jezelf natuurlijk) aan Performity toe te voegen.

We gaan er hierbij natuurlijk vanuit dat je ook daadwerkelijk rechten hebt om gebruikers in Performity te beheren. Is dat het geval, ga dan naar Beheer > Gebruikers. Daar zie je als het goed is een lijst met de huidige gebruikers. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Je doorloopt nu een aantal stappen. Nadat alle stappen zijn gezet, ontvangt de nieuwe gebruiker (mits je daarvoor kiest) via e-mail een link om zijn account te activeren. Pas dan kiest de gebruiker ook zelf zijn wachtwoord.

Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker doorloop je de volgende stappen:

Persoonsgegevens
In stap 1 geef je de persoonsgegevens van de gebruiker op. Belangrijk is natuurlijk het e-mailadres van de gebruiker. Zoals je kunt zien geef je hier ook de taal van de gebruiker op. Een gebruiker kan dat eventueel later zelf via zijn instellingen wijzigen.
Rechten instellen
In stap 2 geef je de gebruiker rechten tot specifieke onderdelen van Performity. Per onderwerp (Norm, Risicoanalyse, Organisatie etc.) kun je aangeven welke rechten dit zijn. Zorg ervoor dat de rechten goed passen bij de functie van de gebruiker. Overigens kun je ook profielen van rechten beheren, zodat je sneller (en minder foutgevoelig) rechten kunt toekennen. Het toekennen van beheersrechten heeft een apart kader. Dat is bewust gedaan, omdat beheersrechten vanzelfsprekend meer mogelijkheden met zich meebrengen.
Toegang tot mappen
In stap 3 geef je aan tot welke mappen de gebruiker toegang heeft. Ieder document wordt in Performity gekoppeld aan een map. Geef je een gebruiker alleen toegang tot bepaalde mappen, dan hebben zij automatisch geen toegang tot de andere mappen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer je bepaalde medewerkers alleen een subset van documenten wilt laten beheren. Je kunt er ook voor kiezen een gebruiker standaard toegang tot alle mappen te geven natuurlijk!
Beheer van intranetten
Op dit tabblad kun je aangeven welke intranetten de gebruiker mag beheren. Dit is vanzelfsprekend alleen relevant wanneer je gebruik maakt van de intranetmodule.
Toegang tot bedrijfsmiddelen
Vervolgens geef je aan tot welke bedrijfsmiddelen de gebruiker toegang krijgt. Let wel: dit is natuurlijk alleen relevant wanneer de gebruiker überhaupt het recht tot de bedrijfsmiddelen heeft gekregen.
Toegang tot leveranciers
In deze stap geef je aan tot welke leveranciers de gebruiker toegang krijgt. Net als hierboven is dit afhankelijk welke rechten de gebruiker heeft gekregen.
Account activeren
De laatste stap is het activeren van het account. Doe je dit, dan ontvangt de betreffende medewerker (als je dat aankruist) een mailtje om zijn account te starten. Je hoeft overigens deze stap niet meteen te doen. Het is ook prima om eerst een set gebruikers aan te maken, en ze daarna pas allemaal te activeren.

Standaard heeft een dergelijke beperking op mappen alleen effect op de toegang tot documenten. Dat betekent dat een gebruiker standaard wel alle taken en acties ziet, ongeacht aan welke mappen deze zijn gekoppeld. Dit kun je aanpassen via Instellingen > Klant.

Later activeren

Heb je een gebruiker bij het aanmaken nog niet geactiveerd? In dat geval zie je bij het opvragen van de gegevens van die gebruiker de knop 'Startmail sturen'. Daarmee activeer je alsnog het account. Is deze knop uitgegrijsd, dan heeft de gebruiker de mail al ontvangen. Mocht de gebruiker zijn account niet tijdig hebben geactiveerd (of hij is zijn inloggegevens vergeten), dan kun je altijd kiezen voor de optie 'Reset gebruiker'. Ook dan ontvangt de gebruiker een mail om opnieuw zijn wachtwoord in te stellen.

Heb je tweefactor authenticatie aangezet op basis van de Google Authenticator? En heb je te maken met een gebruiker die geen toegang meer heeft tot zijn device of app? Dan kun je de Google Authenticator (GA) tijdelijk loskoppelen van het account. Ga hiervoor in Performity naar de details van de gebruiker en kies voor de knop 'Ontkoppel app'. De betreffende gebruiker wordt dan bij de volgende keer inloggen gevraagd een nieuwe code te genereren.

Het is nu ook mogelijk om meerdere gebruikers ineens te activeren. Hiervoor kun je de importfunctie gebruiken. Deze vind je onder Beheer > Import > Gebruikers. Ideaal wanneer je een grotere groep gebruikers ineens moet toevoegen.

Referenties

In Performity kun je gebruikers koppelen. Bijvoorbeeld als uitvoerder voor een taak of actie, als eigenaar van een risico, als controleur van een document, als verantwoordelijke voor een verwerking, als ontvanger van incidenten etc. Het kan soms lastig zijn om het overzicht te houden op welke plaatsen een gebruiker een rol heeft. Niet in Performity. Bij de details van de gebruiker is namelijk een tabblad Referenties beschikbaar. Hier zie je in één oogopslag aan welke elementen de gebruiker is gekoppeld. Je komt daar als volgt:

Klik in het menu op 'Beheer'
Klik in het submenu op 'Gebruikers'
Selecteer de betreffende gebruiker
Klik op het tabblad 'referenties'

Documenten koppelen

Je kunt documenten (en verwijzingen) koppelen aan gebruikers. Ideaal als er informatie is, die gekoppeld is aan een gebruiker. Denk bijvoorbeeld aan een VOG verklaring en een Vrijwaringsverklaring, om maar eens iets te noemen. In Performity kun je vooraf aangeven welke soorten documenten je bij een gebruiker verwacht. Dit heet in Performity de 'documenttypen'. Deze beheer je als volgt:

Ga naar Beheer > Gebruikers
Klik op de tab 'Documenttypen'

Documenttypen zijn niet verplicht, dus je kunt ook documenten koppelen aan gebruikers zonder deze documenttypen. Het kan wel handig zijn, omdat je met documenttypen sneller bepaalde documenten bij gebruikers kunt identificeren. Ben je klaar om documenten aan gebruikers te koppelen? Doe dan het volgende:

Klik in het menu op 'Beheer'
Klik in het submenu op 'Gebruikers'
Selecteer de betreffende gebruiker
Klik op het tabblad 'documenten'
Je kunt hier documenten (ont)koppelen

Je kunt de documenten die aan de gebruikers worden gekoppeld ook via een soort personeelsdossier weer beschikbaar stellen aan de gebruiker zelf. Ongeacht aan welke map het document is gekoppeld. Zo heeft de gebruiker altijd toegang tot zijn eigen documenten. Daarvoor moet je eerst de mogelijkheid van het personeelsdossier aanzetten. Dit doe je als volgt:

Klik rechtsboven op je naam
Klik in het menu op 'Instellingen'
Klik op het tabblad 'Klant'
Zet de optie 'Personeelsdossier' op Ja

Heb je dit aangezet? Dan heeft iedere gebruiker een extra optie gekregen om zijn personeelsdossier in te zien. Deze kan de gebruiker vinden in het onderdeel Documentatie. Hij moet hiervoor de volgende stappen doorlopen:

Klik in het menu op 'Documentatie'
Klik in het submenu op 'Documenten'
Klik op het tabblad 'mijn documenten'

De medewerker kan hier de documenten wel bekijken en downloaden, maar niet wijzigen.

Rechten aanpassen

Je kunt de rechten van een individuele gebruiker natuurlijk altijd aanpassen. Dit doe je - zoals hierboven aangegeven - door de details van de gebruiker op te vragen en vervolgens het tabblad 'Rechten' te openen. Je kunt echter ook de rechten van alle gebruikers ineens opvragen en aanpassen. Wel zo makkelijk als je ineens een hele serie aanpassingen wilt doorvoeren. Dit doe je als volgt:

Klik in het menu op 'Beheer'
Klik in het submenu op 'Gebruikers'
Klik op het tabblad 'gebruikerrechten'

Rechten overdragen

Het kunnen inzien van de referenties van een gebruiker is hierboven toegelicht. Het kan ook voorkomen dat je de referenties van een gebruiker wilt overdragen. Bijvoorbeeld omdat de betreffende gebruiker de organisatie gaat verlaten. Natuurlijk is het dan mogelijk om één voor één alle referenties aan te passen. Maar je kunt het ook in één keer doen, en wel via de volgende stappen: