Stappenplan - Basisinformatie

Stap voor stap aan de slag met Performity

Weet je nog dat je een paar stappen hiervoor had bepaald welke onderwerpen je in Performity wilde gaan vastleggen (en dus: welke modules je wilt gaan gebruiken)? De keus daar bepaalt ook welke basisinformatie je gaat vastleggen. Performity bevat een behoorlijk aantal stamtabellen. Dit zijn gegevens die je eenmalig moet toevoegen en die in de praktijk niet vaak meer zullen wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijke functies die gebruikers kunnen hebben. Of een categorisering van incidenten in bijvoorbeeld storingen, diefstal, brand etc. Het is goed om te beginnen met deze stamtabellen.

Welke stamtabellen je moet vullen is afhankelijk van de onderwerpen die je in Performity gaat beheren. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om de stamtabel applicatietypen te gaan vullen, als je in Performity niet je informatiesystemen gaat vastleggen. Veel organisaties gaan stapsgewijs werken met Performity. Dus niet meteen alle onderdelen, maar in de loop der tijd steeds meer. Hieronder lopen we alle stamtabellen langs die Performity kent. Per onderdeel leggen we uit hoe je deze beheert.

In Performity is altijd hulp beschikbaar. Deze open je door rechtsboven op het vraagteken te klikken. Je hebt dan altijd een link naar dit stappenplan. En mocht dat niet voldoende zijn, dan kun je van daaruit ons meteen een vraag stellen. Wij reageren zo snel mogelijk. Ideaal!

Alle onderstaande stamtabellen zijn te beheren via... het beheer! Je komt daar door in het linkermenu te klikken op het onderdeel Beheer. Dan kom je meteen in een overzicht waar je alle stamtabellen ziet die je kunt beheren. Zie je niet alles? Dat kan meerdere oorzaken hebben. Zo kan het zijn dat je hiervoor onvoldoende rechten hebt. Ook kunnen modules zijn uitgezet.

Ga je naar het beheer, dan zie je ook nog andere knoppen die hieronder niet staan vermeld. Bijvoorbeeld Gebruikers of Importeren. Deze onderwerpen komen verderop in dit stappenplan aan bod.

Applicatietypen	Dit vormt een categorisering van je applicaties. Je bepaalt zelf welke categorieen je wilt gebruiken. Je kunt het bijvoorbeeld indelen naar de locatie van je applicatie (on premise, cloud etc.) of in type applicatie (kantoorautomatisering, statistiek etc.), wat je wilt. Je beheert applicatietypen via: Ga naar Beheer > Applicatietypen Voeg toe, wijzig of verwijder
Bedrijfsmiddelen	Onder bedrijfsmiddelen kun je meerdere stamtabellen beheren. Dat heeft alles te maken met het feit dat Performity uitgebreid asset management kent. Iedere stamtabel heeft zijn eigen tabblad. Je vindt hier de volgende onderwerpen: Eigenaren: Mogelijkerwijs kent jouw organisatie bij bedrijfsmiddelen meerdere eigenaren. Bijvoorbeeld een aparte asset organisatie of een moederorganisatie. Deze leg je hier vast. Bedrijfsmiddeltypen: Dit is de hoofdindeling in categorieen. Je kiest deze indeling zelf, bijvoorbeeld laptops, keukenapparatuur, beeldschermen, servers etc. Leveranciertypen: Een bedrijfsmiddel kent vaak meerdere leveranciers. Bijvoorbeeld een toezichthouder, beheerder, onderhoudsbedrijf etc. Deze typen leg je hier vast. Labels: Via de labels kun je documenten die je koppelt aan bedrijfsmiddelen labelen. Bijvoorbeeld offertes, contracten etc. Zo zie je altijd snel om welk type document het gaat. Ruimtes: Hier leg je de ruimtes binnen je organisatie vast. Denk daarbij bijvoorbeeld aan serverruimte, vergaderruimte A, toiletblok C etc. Je beheert bedrijfsmiddelen als volgt: Ga naar Beheer > Bedrijfsmiddelen Kies via de tabbladen het onderwerp Voeg toe, wijzig of verwijder
Competentietypen	In Performity kun je ook de competenties van medewerkers en stakeholders vastleggen. Bij bepaalde normen is dit zelfs verplicht. Competenties deel je in in competentietypen. Zoals je al vermoedde: deze indeling bepaal je zelf. Een veel gebruikte indeling is die in type (webinar, cursus, boek etc.). Competentietypen beheer je als volgt: Ga naar Beheer > Competentietypen Voeg toe, wijzig of verwijder
Dossierstatussen	In Performity kun je dossiers beheren: verzamelingen van documenten. Dat kan handig zijn, bijvoorbeeld omdat je dan ineens alle documenten over een bepaald onderwerp verzameld hebt. Deze dossiers kun je een zelfgekozen status meegeven. Welke dit zijn, bepaal je als volgt: Ga naar Beheer > Dossierstatussen Voeg toe, wijzig of verwijder
Functies	Iedere gebruiker in Performity moet een functie hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan manager, adviseur, hoofd automatisering en security officer. Ook deze categorisering bepaal je zelf. Wil je gebruikers gaan toevoegen, dan moet er minimaal 1 functie beschikbaar zijn. Functies beheer je als volgt: Ga naar Beheer > Gebruikers Klik op het tabblad 'functies' Voeg toe, wijzig of verwijder
Incidenttypen	Incidenttypen vormen de indeling voor je incidenten. Ook dit kies je zelf. Een veel gebruikte indeling is naar soort (openbaarmaking van niet-openbare informatie, vermissing of diefstal van bedrijfsmiddelen, besmetting met schadelijke software, aanval op de digitale infrastructuur, storing in hardware, en overig). Incidenttypen beheer je als volgt: Ga naar Beheer > Incidenttypen Voeg toe, wijzig of verwijder
Kennisbrontypen	Kennisbronnen zijn precies dat: bronnen van kennis. Dit kunnen websites zijn of boeken of seminars etc. Deze kennisbronnen kun je een type meegeven en daarmee een indeling. Deze beheer je in dit onderdeel als volgt: Ga naar Beheer > Kennisbrontypen Voeg toe, wijzig of verwijder
Leveranciertypen	Ieder leverancier wordt gekoppeld aan een leveranciertype. Bijzonder aan dit onderdeel is dat er standaard al een aantal leveranciertypen beschikbaar zijn. Deze kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd. Deze zijn duidelijk herkenbaar in het overzicht met leveranciertypen. Buiten deze vaste leveranciertypen kun je zelf leveranciertypen toevoegen. Leveranciertypen beheer je als volgt: Ga naar Beheer > Leveranciertypen Voeg toe, wijzig of verwijder
Mappen	Door mappen te gebruiken kun je documenten eenvoudiger indelen. Bovendien zijn mappen belangrijk omdat ze gekoppeld kunnen worden aan gebruikersrechten. Ieder document bijvoorbeeld moet gekoppeld worden aan een map. En die indeling bepaal je grotendeels zelf. Start je Performity voor het eerst, dan bevat Performity al wel een aantal standaardmappen. Hierbij moet je onder andere denken aan: Beleid Procedures Templates Incidenten Het staat je natuurlijk volledig vrij om je eigen indeling in mappen te maken. Mappen beheer je op de volgende wijze: Ga naar Beheer > Mappen Voeg toe, wijzig of verwijder
Privacy	Hieronder vallen een groot aantal stamtabellen. Ieder onderwerp heeft zijn eigen tabblad. De volgende onderwerpen kun je als stamtabel beheren: Persoonsgegevens: Wanneer je in Performity het register van verwerkingen vastlegt, kun je bij iedere verwerking ook vastleggen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Performity bevat standaard al een groot aantal persoonsgegevens, ingedeeld in norm, gevoelig en speciaal. Naast deze vaste persoonsgegevens kun je ook zelf anderen toevoegen. Verzoektypen: Dit vormt de indeling van de zogenaamde Rechten van betrokkenen. De AVG maakt zelf ook een indeling in o.a. recht op inzage, recht op vergetelheid, recht op dataportabiliteit etc. Betrokkenen: Het onderscheid in betrokkenen wordt gebruikt in het verwerkingsregister. Betrokkenen zijn de groepen die betrokken zijn bij bepaalde verwerkingen. Daarbij moet je bijvoorbeeld denken aan klanten, clienten, prospects, leveranciers etc. verwerkingsregisters: Je kunt in Performity meerdere verwerkingsregisters aanmaken. Standaard heb je altijd één verwerkingsregister. In dit onderdeel bepaal je welke registers je gebruikt. Aan de slag in het onderdeel Privacy? Dit doe je als volgt: Ga naar Beheer > Privacy Je ziet nu meerdere tabbladen Kies het gewenste tabblad, bijvoorbeeld Persoonsgegevens Voeg toe, wijzig of verwijder
Taaktypen	Je hebt het waarschijnlijk al geraden: taaktypen kun je gebruiken wanneer je met de taken aan de slag gaat. Let wel: het gebruik van taaktypen is niet verplicht. Je kunt dus prima met taken aan de slag gaan, zonder dat je taaktypen gebruikt. Maar taaktypen zijn wel handig, zeker als je veel taken hebt. Met taaktypen kun je namelijk je taken indelen. Meer daarover in het onderdeel Taken. Taaktypen kun je als volgt beheren: Ga naar Beheer > Taken Voeg toe, wijzig of verwijder
Thema's	Ga je aan de slag met het onderdeel Acties? Dan is het wellicht handig om ook thema's aan te maken. Thema's kun je zien als een soort kostenplaatsen. Je bepaalt zelf welke thema's je aanmaakt en vervolgens kun je aan dat thema acties koppelen. Zo cluster je snel de acties die bij een bepaald onderwerp horen. Je beheert deze via: Ga naar Beheer > Thema's Voeg toe, wijzig of verwijder
Verbeterregistertypen	Verbeterregistertypen vormen de indeling voor je verbeterregister. Ook dit kies je zelf. En geef je op deze plek ook de ontvangers aan per type, dan ontvangen deze personen direct een mailtje wanneer een nieuw item van dat type wordt toegevoegd. Verbeterregistertypen beheer je als volgt: Ga naar Beheer > Verbeterregistertypen Voeg toe, wijzig of verwijder
Werkterreinen	Werkterreinen zijn gebieden waarop je organisatie actief is. Op dit moment zijn deze alleen van belang bij het maken van risico-analyses. Hierbijkun je ieder risico koppelen aan een of meerdere werkterreinen. Op deze manier heb je snel inzicht op welke terreinen risico's binnen je organisatiespelen. Je bepaalt zelf welke indeling je hiervoor wilt gebruiken. Je beheert werkterreinen via: Ga naar Beheer > Werkterreinen Voeg toe, wijzig of verwijder