Stappenplan - Verbeterregister

Stap voor stap aan de slag met Performity

In Performity is een verbeterregister beschikbaar. In het verbeterregister houd je bij welke verbeteringen je doorvoert binnen de organisatie of het managementsysteem. Dit past ook helemaal bij de zogenaamde PDCA cyclus en het achterliggende concept van de continue verbetering.

Zo'n verbetering kan overal vandaan komen: een risicoanalyse, een directiebeoordeling, een audit etc. Al deze verbeteringen (en de voortgang daarvan) houd je bij in het verbeterregister. Je opent het verbeterregister als volgt:

Klik in het menu op 'Organisatie'
Klik in het submenu op 'Verbeterregister'

Of je een verbeterregister gaat bijhouden is een keus. Deze wordt voor een deel door de norm bepaalt, maar ook door de keus die je als organisatie maakt. Je kunt er in Performity ook voor kiezen om geen apart verbeterregister bij te houden, maar de verbeteringen direct als acties vast te leggen.

Zie je het menu-item 'Verbeterregister' niet? Dan heb je ofwel geen rechten gekregen op de module, of de module is voor jouw organisatie niet geactiveerd. Vraag in dat geval aan de beheerder om dit aan te passen.

Wist je dat je de term Verbeterregister in Performity kunt aanpassen? Niet iedere klant vindt dit een prettige term. Wellicht voel je je prettiger bij de term 'NCR', om maar een voorbeeld te noemen. Je past deze als volgt aan:

Klik rechtsboven op jouw naam
Klik in het submenu op 'Instellingen'
Klik op het tabblad 'termen'

Verbeteringen toevoegen

Zoals gezegd houd je in het verbeterregister de mogelijke verbeteringen bij die je als organisatie kunt doorvoeren. Tijd om een eerste verbetering in te voeren in Performity! Je doet dit als volgt:

Klik in het menu op 'Organisatie'
Klik in het submenu op 'Verbeterregister'
Klik op de knop 'Nieuw'

Wanneer je de verbetering oppakt, kun je allerlei informatie aan de verbetering toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan gerelateerde applicaties (mits je deze aan Performity hebt toegevoegd), documentatie en natuurlijk acties. Die acties zijn met name belangrijk, omdat je via acties de verbetering gaat doorvoeren. En natuurlijk biedt Performity een logboek, zodat je altijd ziet wie wat heeft gedaan.

Verbeteringen analyseren

Wil je een verbetering goed kunnen oppakken, dan is een grondige analyse van de verbetering een voorwaarde. In Performity kun je de analyse vastleggen. We gaan daarbij uit van de zogenaamde 4-O methodiek: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit. Meer informatie over de 4-O methodiek vind je hier. Deze analyse kun je als volgt vastleggen:

Klik in het menu op 'Organisatie'
Klik in het submenu op 'Verbeterregister'
Selecteer de verbetering
Klik op het tabblad 'analyse'

Verbeteringen volgen

Heb je zelf een verbetering aan het verbeterregister toegevoegd? Dan volg je de verbetering automatisch. Het volgen van een verbetering betekent dat je een mailtje ontvangt wanneer een andere gebruiker een relevante wijziging doorvoert op die verbetering. Bijvoorbeeld bij het toevoegen van een actie, het aanpassen van de analyse of het wijzigen van de status.

Ben je niet de eigenaar, maar wil je wel de verbetering volgen? Geen probleem. Bij iedere verbetering vind je rechts een icoon om de verbetering te volgen. Klik op het blauwe icoontje, en klik vervolgens op de knop 'Volgen'.