Stappenplan - Bestandsuitwisseling

Stap voor stap aan de slag met Performity

Welkom bij Performity. Je gaat Performity vooral gebruiken voor de bestandsuitwisseling, samen met jouw accountant. Performity is een groot platform met verschillende functionaliteiten. Deze handleiding is specifiek voor de bestandsuitwisseling. In deze handleiding kun je het volgende vinden:

Account activeren
Wisselen van omgeving
Vragen beantwoorden
Onderlinge communicatie
Logging inzien
Documenten beheren
Mappen beheren
Gebruikers beheren
Mailinstellingen

Account activeren

Om toegang te krijgen tot jouw Performity platform is het belangrijk om je account te activeren. Je krijgt een mailtje in je mailbox waar wordt gevraagd om je account te activeren. Volg de link in het mailtje.

Je kunt nu zelf een wachtwoord kiezen. Na het opslaan kun je direct inloggen op de Performity omgeving.

Wisselen van omgeving

Het kan zijn dat je al eerder toegang hebt gekregen tot andere omgevingen voor bestandsuitwisseling. In dat geval verschijnen je andere omgevingen in het linkermenu. Je kunt van daaruit snel wisselen van omgeving. Wel zo makkelijk!

Vragen beantwoorden

Je kunt een vragenlijst op 2 manieren openen:

Via de mail
Via het dashboard

Heb je een mail ontvangen met een uitnodiging voor een vragenlijst? Dan kun je de link in de mail volgen om de vragenlijst te openen. Een mailtje ziet er als volgt uit:

Wanneer je wilt dat een medewerker gaat meewerken in die specifieke vragenlijst kun je de link doorsturen. Hier hebben zij geen account voor nodig. LET OP, deze medewerker kan dan ook de ingevulde documenten in deze vragenlijst inzien!

Naast de link in de mail verschijnt de vragenlijst in het Dashboard op jouw eigen Performity platform. Je kunt ervoor kiezen om vanaf het platform de vragenlijst te beginnen of hierin verder te werken. Hiervoor druk je op het blauwe pijltje naast de vragenlijst.

In het dashboard kun je zien hoe ver je bent met de vragenlijst en hoeveel vragen al zijn beantwoord.

Wanneer je je vragenlijst opent en start, kun je direct verder met het beantwoorden van vragen. Een typische vragenlijst ziet er als volgt uit:

Je kunt de vragen netjes op volgorde beantwoorden, maar je kunt ook in de rechterkolom op een vraag klikken om meteen naar die vraag te springen. De kleurtjes geven een goed beeld van de staat van de beantwoording per vraag.nsectetur adipis cin elit. Nunc purus libero, interdum sed blandit acp retium facilisis turpis.

In sommige gevallen kan het handig zijn om de vragen (en de daarbij behorende status) te downloaden. Bijvoorbeeld omdat je daarmee in de eigen organisatie kunt afstemmen. Geen probleem, je kunt namelijk vanaf je dashboard van iedere vragenlijst de vragen downloaden. Dit doe je eenvoudig door op het download-icoontje te klikken.

Communiceren met de accountant

Je kunt bij de beantwoording van vragen ook zelf de status wijzigen. Daarbij heb je de keus uit 3 statussen:

Aangevraagd: er is nog geen antwoord beschikbaar
In behandeling: je bent bezig met de beantwoording
Aangeleverd: het antwoord is klaar voor de accountant

Wanneer je de vraag op aangeleverd zet, krijgt jouw accountant een mailtje dat het antwoord gereed is. De accountant kan vervolgens jouw antwoord beoordelen. Hij kan het antwoord retourneren of op geaccepteerd zetten. Wanneer het antwoord geaccepteerd is, hoef je niks meer te doen. Wanneer het antwoord is geretourneerd, dan moet je het antwoord aanpassen. Je ontvangt daarvan netjes een mailtje.

Wanneer de vraag is geretourneerd en het bolletje rood kleurt, moet je het antwoord op je vraag aanpassen.

Naast de statusaanpassingen kun jij (en het team van accountants) ook opmerkingen plaatsen bij een vraag. Bijvoorbeeld om een statuswijziging toe te lichten, maar ook door bijvoorbeeld een vraag te stellen of om toelichting te verzoeken. Dit kun je doen door bij het veld commentaar tekst in te vullen.

Wanneer je op opslaan drukt, krijgt jouw accountant hier direct een melding over. Daarnaast verschijnt het commentaar in de logging, waarover hieronder meer.

Logging

Bij elke vragenlijst wordt een logging bijgehouden. Zo hebben jij en je accountant inzicht over wie welke wijzing heeft gemaakt binnen de vragenlijst. Deze logging vind je bij iedere vraag in de rechterkolom.

Je kunt daar bijvoorbeeld zien wie de vraag heeft beantwoord, welke documenten zijn toegevoegd, en welke statuswijzigingen zijn doorgevoerd.

Iedereen die de vragenlijst kan openen kan de Logging zien.

Documenten beheren

Het is natuurlijk prettig als je altijd de beschikking houdt over de documenten die zijn gekoppeld aan de antwoorden. En dat gebeurt hier ook! Iedere keer dat je een document koppelt aan een antwoord, blijft dit document beschikbaar. Deze documenten vind je terug in het onderdeel Documentatie. Je komt hier als volgt:

Klik in het menu op 'Documentatie'
Klik op 'Documenten'

Wanneer je bij een vragenlijst een nieuw document koppelt, komt deze eerst in de wachtrij terecht. Vanuit de wachtrij kun je ze vervolgens doorzetten. Deze wachtrij vind je als volgt:

Klik in het menu op 'Documentatie'
Klik op het menu-item 'Documenten'
Klik op het tabblad 'Wachtrij'

Wanneer je een document direct doorzet vanuit de wachtrij ziet iedere andere gebruiker in jouw Performity omgeving dit document ook kan zien. Dat zou zomaar prima kunnen zijn, maar misschien wil je de toegang tot een document beperken. Dit kan via een combinatie van mappen en gebruikers, waarover hieronder meer.

Je kunt nu ook losse documenten toevoegen aan het onderdeel Documenten. Dus zelfs zonder dat je daarvoor een vragenlijst gebruikt. Het mooie: je hebt deze documenten altijd beschikbaar en kunt deze bestaande documenten vervolgens ook inzetten bij het beantwoorden van andere vragen. Zo kun je met andere woorden een en hetzelfde document vaker inzetten als antwoord.

Dockity bestaand document toevoegen vragenlijst

Mappen beheren

Ieder document wordt aan een map gekoppeld. En gebruikers hebben rechten op bepaalde mappen. Zit een document in een map waar een gebruiker geen rechten op heeft, dan kan de gebruiker het bestand niet openen, downloaden of bekijken. Het is dus belangrijk dat je goed nadenkt aan welke map je een document hangt.

Iedere gebruiker met toegang kan mappen toevoegen, wijzigen en soms zelfs verwijderen. Dit doe je als volgt:

Klik in het menu op 'Beheer'
Klik op het menu-item 'Mappen'

Via het tabblad Referenties kun je meteen zien welke documenten aan de map zijn gekoppeld. Via het tabblad Rechten kun je meteen zien welke gebruikers toegang hebben tot de map.

Gebruikers beheren

In jouw klantomgeving wordt onderscheid gemaakt in 2 typen gebruikers: jouw eigen medewerkers en de accountants van Hermans & Partners. Je kunt voor die eerste groep zelf bepalen welke medewerkers toegang krijgen tot de omgeving. Dit doe je door gebruikers aan te maken, te wijzigen of zelfs te verwijderen.

Wil je een nieuwe gebruiker aanmaken, dan doe je dit als volgt:

Klik in het menu op 'Beheer'
Klik op het menu-item 'Gebruikers'
Klik op de knop Nieuw

Je maakt nu in een paar overzichtelijke stappen een nieuwe gebruiker aan. De stappen spreken voor zich. Houd daarbij het volgende in de gaten:

De gebruiker krijgt standaard de juiste rechten toegekend;
Kies op het tabblad 'Mappen' de mappen waartoe de gebruiker toegang heeft;
Geef op het tabblad 'Activeer' aan hoeveel uur de gebruiker heeft om het account te bevestigen.

Het kan zijn dat een gebruiker zijn inloggegevens is vergeten. Je kunt dan opnieuw een mailtje aan die gebruiker sturen om het account opnieuw in te stellen. Dit doe je door de gebruiker te selecteren en op de knop 'reset gebruiker' te klikken.

Heb je veel gebruikers en wil je voor meerdere gebruikers tegelijk de rechten op mappen wijzigen? Dit doe je als volgt:

Klik in het menu op 'Beheer'
Klik op het menu-item 'Gebruikers'
Selecteer het tabblad 'maprechten'
Maak de gewenste aanpassingen

Mailinstellingen wijzigen

Jij bepaalt welke mailtjes je wilt ontvangen. Het systeem kan namelijk nogal wat mailtjes veroorzaken. We onderscheiden op dit ment twee soorten mailtjes: mailtjes met commentaar door jouw accountant en mailtjes met statuswijzigingen. Je past aan welke mailtjes je wilt ontvangen op de volgende wijze: