Stappenplan - Taken

Stap voor stap aan de slag met Performity

Taken zijn periodiek terugkerende activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan een directiebeoordeling, een interne audit, een penetratietest, safety walks etc. Allemaal activiteiten die je uitstekend in de tijd kunt plannen. En Performity helpt je natuurlijk bij het behouden van het overzicht, het helpen onthouden en het vastleggen van de resultaten.

Starten met taken is in Performity supereenvoudig:

  • Klik in het menu op 'Activiteiten'
  • Klik in het submenu op 'Taken'
  • Je kunt nu taken beheren!

Heb je hiervoor voldoende rechten gekregen, dan kun je op deze plaats rechten toevoegen, wijzigen en zelfs verwijderen.

Volgorde wijzigen

Zeker wanneer je veel taken hebt, kan het prettig zijn om een meer logische volgorde van taken te maken. Je kunt de volgorde zelf aanpassen. Hiervoor neem je de volgende stappen:

  • Klik in het menu op 'Activiteiten'
  • Klik in het submenu op 'Taken'
  • Klik op de knop 'Volgorde'
Taken volgorde wijzigen

Klik op de pijltjes omhoog en omlaag om de volgorde van taken te wijzigen.

Documenten koppelen

Wij adviseren onze klanten veelal om aan iedere taak tenminste 2 documenten te koppelen: de procedure en een template om de resultaten van de taak in vast te leggen. Superhandig is dat je deze documenten aan de taak kunt koppelen, waardoor ze bij de taak meteen beschikbaar zijn. Documenten aan taken koppelen doe je als volgt:

  • Klik in het menu op 'Activiteiten'
  • Klik in het submenu op 'Taken'
  • Kies de taak die je wilt wijzigen
  • Ga naar het tabblad 'Documenten'
  • Koppel de documenten

Hier kun je meteen een aantal documenten koppelen aan een specifieke taak. Superhandig, omdat deze vervolgens altijd direct downloadbaar achter de taak verschijnen. Let wel: dit is dus niet de bewijslast! De bewijslast koppel je aan een moment, niet aan een taak.

Taken verbergen

De lijst met taken kan lang worden. En misschien bevat de lijst wel taken die je inmiddels niet meer doet. Zonde dat deze de lijst langer maken dan nodig. In dat geval kun je ervoor kiezen om de taak te verbergen. De taak bestaat dan nog wel, maar is niet meer zichtbaar. Om dit te kunnen wijzigen, moet je natuurlijk wel de benodigde rechten hebben.

Standaard zie je alleen de taken die niet zijn verborgen. Maar je kunt de verborgen taken wel weer tevoorschijn halen. Bijvoorbeeld wanneer je een taak toch weer zichtbaar wilt maken. Dit doe je via het parameterblok. Daar kun je aangeven welke taken je wilt zien in het overzicht.

Zichtbaarheid taken parameter

Heb je daarvoor voldoende rechten, dan kun je een taak eenvoudig zichtbaar of onzichtbaar maken. In het overzicht met taken staat namelijk een icoon achter de taak om dit te doen. Klik je op het icoon met het oog, dan maak je de taak weer zichtbaar. En klik je op het icoon met het kruis erop, dan verberg je juist de taak.

Zichtbaarheid taken wijzigen

Taken herplannen

Het kan gebeuren dat je momenten aan een taak wilt toevoegen. Of je wilt bestaande momenten één of meerdere maanden verplaatsen. Of je wilt eerder ingeplande momenten verwijderen. Dat is geen probleem. Hiervoor doe je het volgende:

  • Klik in het menu op 'Activiteiten'
  • Klik in het submenu op 'Taken'
  • Kies de taak die je wilt wijzigen
  • Ga naar het tabblad 'Beheer'
  • Maak de gewenste wijzigingen

Het toevoegen van een moment is supereenvoudig. Je klikt eenvoudigweg op het plusje in de betreffende maand. Het moment wordt dan meteen toegevoegd.

Momenten toevoegen

Scroll je iets verder naar beneden, dan kun je ook momenten verplaatsen en verwijderen. In beide gevallen geef je de range aan van momenten die je wilt verplaatsen danwel verwijderen.

Momenten verplaatsen

Taken uitvoeren

Je hebt een taak op je naam staan en het is tijd om de taak uit te voeren. Hoe handel je nu netjes zo'n taak af? Klik hiervoor in het overzicht met taken op het betreffende moment. Je komt hier ook door eerst op de taak te klikken en dan in het tabblad 'momenten' het betreffende moment te openen. Je kunt nu de details van het moment wijzigen (en dus ook de status), documenten koppelen, acties toevoegen en het logboek beheren. Je ziet dan de volgende tabbladen:

Taken uitvoeren
  • moment
    Hier wijzig je de details van het moment. Zo kun je hier de status wijzigen. Heb je de taak uitgevoerd, dan zet je het moment op 'klaar'. Je kunt ook het moment aan iemand anders toekennen, de deadline wijzigen, herinneringsmomenten toevoegen etc.
  • dossier
    In het dossier koppel je documenten en verwijzingen die relevant zijn voor het moment. Vaak bevat een uitgevoerd moment minimaal één document, namelijk een document met daarin het resultaat van de uitvoering. Je kunt zowel nieuwe als bestaande documenten en verwijzingen koppelen.
  • acties
    Heb je een taak uitgevoerd, dan kan het zomaar zijn dat daar acties uit voortkomen. Heb je bijvoorbeeld de backup procedure beoordeeld, dan heb je misschien geconstateerd dat daar verbeteringen nodig zijn. Deze leg je vast in dit onderdeel. Je kunt zoveel acties koppelen als je wilt.
  • logboek
    Het logboek tenslotte bevat de acties die zijn uitgevoerd. Het logboek wordt automatisch gevuld wanneer je beheertaken uitvoert als het toevoegen van documenten. Je kunt ook handmatig logboek items toevoegen via dit tabblad.

Taken indelen

Ben je lekker aan de slag met taken, dan kan het gebeuren dat het aantal taken snel groeit. Bijvoorbeeld omdat je alle leverancierbeoordelingen als losse taak aan Performity toevoegt. Geen probleem natuurlijk, maar het kan wel een beetje onoverzichtelijk worden. Om dat te voorkomen kun je taaktypen inzetten. Met taaktypen categoriseer je zelf de taken in groepen. Het aanmaken van taaktypen wordt hier uitgelegd.

Heb je taaktypen toegevoegd? Dan kun je taken koppelen aan deze taaktypen. Dit doe je eenvoudig door de taak zelf op te vragen en het taaktype te wijzigen. Dit doe je als volgt:

  • Klik in het menu op 'Activiteiten'
  • Klik in het submenu op 'Taken'
  • Kies de taak die je wilt wijzigen
  • Kies in het veld 'Type' de gewenste taak

Je zult zien dat wanneer je nu de taken opvraagt, er een aantal tabbladen aan het scherm zijn toegevoegd. Ieder tabblad is een van de taaktypen. Klik je daarop, dan zie je de taken van dat taaktype. Een stuk overzichtelijker!

Taken taaktypen

Inhoud

We raden nieuwe gebruikers aan om het stappenplan stap voor stap door te nemen. Maar natuurlijk kun je ook meteen naar een pagina springen!

Circle of Performance

Ga je met de Circle of Performance aan de slag? In dat geval vind je hieronder op basis van rollen nog meer informatie!

Hulp nodig?

Kom je er toch niet helemaal uit? Geen probleem. Ons team staat voor je klaar om je te helpen.

TELEFOON
E-MAIL
5339 Performity Logo   RGB

onderdeel van

Performance Collective logo RGB zonder payoff
Informatie
nieuwsbrief
TELEFOON
ADRES

Lichtenauerlaan 114-120
3062 ME Rotterdam

zakelijk

KVK       89213602
BTW     NL862433873B01
IBAN     NL84 RABO 0343 9299 88