Stappenplan - Circlegebruiker 

Binnen een subcircles zijn items zijn soms verplicht, maar soms ook niet-verplicht. Wanneer de items niet-verplicht zijn, bepaal jij zelf of je ze voor jouw organisatie wilt activeren. Heb je bijvoorbeeld geen ondernemingsraad, dan zijn items over dat onderwerp niet van toepassing. Je kunt de toepasselijkheid van de niet-verplichte items als volgt aanpassen: 

Klik in het menu op 'Performance'
Klik in het submenu op 'Toepasselijkheid'

Je kunt nu per item aangeven of een item al dan niet op jouw organisatie van toepassing is. Is een item altijd verplicht? Dan kun je de toepasselijkheid vanzelfsprekend niet aanpassen. Pas wanneer je een niet-verplicht item van toepassing verklaart, kun je ermee aan de slag. De toepasselijkheid instellen is dan ook vaak de eerste stap die je moet zetten.

Verklaar je een item van toepassing, dan moet je aangeven op welke gronden. Verklaar je een item juist niet van toepassing, dan moet je de reden opgeven waarom je het item niet van toepassing verklaart. Zo kun je later altijd terughalen waarom een bepaalde keus is gemaakt. 

Ben je er klaar voor om een item op te pakken? Dan open je het betreffende item, en kun je daar informatie aan toevoegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een status, een toelichting, maar ook allerlei documenten, acties, taken en nog veel meer. Een item oppakken (en bekijken) doe je als volgt: 

Klik in het menu op 'Performance'
Klik in het submenu op 'Items'
Zoek het betreffende item op
Klik op het icoontje vóór het item

Je ziet nu in de details van het item. Hier kun je het item nog eens goed doorlezen. Ook heb je verschillende knoppen voor specifieke acties, waarover later meer. Wanneer je naar beneden scrollt, kun je de status instellen en een toelichting op het item geven. 

Kies de status die het beste bij jouw item past. Zet je de status op 'n.v.t.' (dit kan alleen bij items die niet-verplicht zijn)? Dan wordt de toepasselijkheid op 'nee' gezet, en verdwijnt het item uit jouw overzicht. Zet je de status op 'Controle' of 'Compleet'? Dan wordt Performity hiervan op de hoogte gebracht. Afhankelijk van de gemaakte afspraken ondersteunen wij jou dan bij de compleetheid van de informatie. 

Ben je al eventjes bezig, dan is het interessant om jouw voortgang inzichtelijk te hebben. Dan zie je ook meteen hoeveel punten je tot dan toe hebt verdiend! Op die punten komen we straks nog even terug. Het statusoverzicht kun je eenvoudig opvragen via de volgende stappen: 

Klik in het menu op 'Performance'
Klik in het submenu op 'Status'

Je ziet nu in één oogopslag hoe jij er als organisatie voor staat op de door jullie geselecteerde subcircles. 

Heb je hulp nodig bij een item, dan is deze altijd snel beschikbaar. Je hebt daarvoor verschillende mogelijkheden. Allereerst heb je vrijwel altijd de knop 'Stel een vraag' rechts bij een item. Selecteer je deze knop, dan krijg je meteen een kort formulier te zien om je vraag te stellen. Deze vragen komen bij de Performance Professionals, die jouw vraag vervolgens oppakken. 

Je kunt een vraag ook stellen via het tabblad Communicatie. Ook dan worden de Performance Professionals op de hoogte gebracht van jouw vraag. Wil je de vraag via het tabblad Communicatie stellen? Doorloop dan de volgende stappen: 

Klik in het menu op 'Performance'
Klik in het submenu op 'Items'
Zoek het betreffende item op
Klik op het tabblad 'Communicatie'
Klik op de knop 'Nieuw'

Je kunt hier een bericht plaatsen. Deze wordt opgepakt door de Performance Professionals (indien nodig). Scroll je iets verder naar onderen, dan zie je de volledige communicatie over dit item. Je kunt er zelf voor kiezen in welke opmaak je deze communicatie wilt zien: als Chat of als Tabel. Kies je voor de Tabelvorm, dan zie je ook alle systeemmeldingen. 

Je kunt punten verdienen. Het aantal verkregen punten is afhankelijk van de status van een item. Heb je bijvoorbeeld een item gecompleteerd, dan ontvang je 25 punten. Deze punten zie je ook terug in het statusoverzicht van hierboven. 

Bij veel items heeft ons team al activiteiten gedefinieerd. Dat zijn bijvoorbeeld Acties of Taken die je meteen kunt starten vanuit het item. Ideaal wanneer je een item wilt oppakken, maar dit bij iemand wil beleggen of het in de toekomst (periodiek) wilt gaan oppakken. 

De activiteiten spreken over het algemeen voor zich. Je ziet ook meteen of het een taak, een actie of een risico is. Klik je op de knop, dan opent een popup waarin je nog maar een paar gegevens hoeft in te vullen om de activiteit uit te zetten. Hoe doe je dit nu? 

Klik in het menu op 'Performance'
Klik in het submenu op 'Items'
Zoek het betreffende item op
Scroll naar het onderdeel 'Activiteiten'
Klik op de betreffende knop

Heb je een item opgepakt? Dan is er eigenlijk altijd wel sprake van bewijslast. Je hebt bijvoorbeeld een actie of taak uitgevoerd, je hebt een vragenlijst uitgezet, of je hebt een document opgeleverd. Het is natuurlijk superhandig om deze bewijslast steeds bij het bijbehorende item te koppelen, omdat je dan altijd het item snel weer op kunt pakken. 

Binnen Performity kun je alles vastleggen wat relevant is. We noemden hierboven al acties, taken, vragenlijsten en documenten, maar ook bijvoorbeeld incidenten, kansen, risico's en wettelijke eisen kunnen bewijslast zijn. En in Performity kun je dit supersnel koppelen aan een item. Het enige dat je hoeft te doen is het betreffende tabblad te openen en elementen te koppelen. 

Klik in het menu op 'Performance'
Klik in het submenu op 'Items'
Zoek het betreffende item op
Kies één van de tabbladen

Meer weten over het koppelen van bewijslast? Kijk dan bij het onderdeel Bewijslast. 

We raden nieuwe gebruikers aan om het stappenplan stap voor stap door te nemen. Maar natuurlijk kun je ook meteen naar een pagina springen!

1. Introductie
2. Modules
3. Instellingen
4. Toepasselijkheid
5. Basisinformatie
6. Importeren
7. Gebruikers
8. Organisatie
9. Documenten
10. Taken
11. Acties
12. Verbeterregister
13. Incidenten
14. Risicoanalyses
15. Bewijslast
16. Privacy
17. Vragenlijsten
18. Intranet
19. CO₂-prestatieladder
20. Templateshop
21. Bestandsuitwisseling
22. Tenslotte

Ga je met de Circle of Performance aan de slag? In dat geval vind je hieronder op basis van rollen nog meer informatie!

1. Circlebeheerder
2. Circlegebruiker

Kom je er toch niet helemaal uit? Geen probleem. Ons team staat voor je klaar om je te helpen.

088 - 206 30 06

support@performity.nl